"На земле нет ничего, что вы не можете иметь, если вы мысленно приняли факт того, что вы можете иметь это." Роберт Кольер
 
Совещания – важная составляющая жизни каждой организации.
Чем больше людей, чем выше сложность представление внутренних задач, тем важнее для сотрудников собираться в группы для решения проблем, принятия решений, разделения информацией и обмена мнениями и точками зрениями.
Установлено, что почти половина времени, проведенного на встречах (совещаниях) потрачено зря из-за плохой организации по части планировщика встречи. Ваша задача – получить максимальную отдачу от времени, инвестированного в запланированную встречу ( совещание) продуктивно и эффективно.
Эффективные топ-менеджеры – те, кто знает как провести совещание продуктивно и достигнуть целей встречи (совещания). Метод проведения совещания, представления на совещании – ключевой фактор в успеха в карьере. Ваша подготовленность и компетентность всегда ясна и очевидна на совещании.
 
Существует 5 причин, почему нужно проводить совещания по продажам :
 

1. Представление новых продуктов и услуг - сообщить коллегам об услугах и продуктах , что они делают, описать типичного потребителя и как следует их продавать.
2. «Выпустить пар» - создать для менеджеров по продажам возможность для менеджеров по продажам выразить их обеспокоенность и жалобы, решить проблемы и прояснить непонимание.
3. Тренироваться – это один из самых эффективных способов еженедельных встреч по продажам , обучить людей новым методам, которые они могут использовать, чтобы повысить продажи.
4. Обсудить конкуренцию – в частности, обсуждение как позиционироваться и продавать в условиях конкуренции.
5. Признать успех и достижения – совещания –это очень мощный способ выразить признание и наградить за достижения индивидуальных менеджеров по продаже.

 
Существует 6 шагов к планированию успешного совещания :
 

1. Начните с конца в начале совещания : цель каждого покинуть совещание на позитивной волне, счастливым и способным продавать еще больше.
2. Определите причину, структуру и повестку совещания предварительно , напишите это и раздайте коллегам, чтобы они могли быть подготовленными.
3. Постройте совещание между менеджерами по продажам, нежели между топ-менеджерами, назначьте различные роли менеджерам по продаже представлять информацию, тренировать и представлять новые условия, продукты и услуги .
4. Вдохновите обсуждение и участников насколько это возможно, чем больше людей принимает участие в диалоге и обсуждают на совещании, тем более привержены они к компании и продуктивности продаж.
5. Определите функцию совещания по продажам до того, как вы определите объект или где его проводить. Обучающий семинар (совещание) может быть проведено в офисе, а представление нового продукта в отеле или в месте для отдыха.
6. Минимизируйте риски в планировании успешного совещания. Закон Мёрфи, «Все, что пойти неверно, пойдет неверно, в возможно худшее время», -был изобретен человеком, который организовывал совещания.

Существует 4 различных типа совещаний по продажам :
 

1. Годовые и полугодовые совещания, обычно 2-3 дня продолжительностью, организованные с целью того, чтобы быть образованными и замотивированными.
2. Ежемесячные совещания – проводятся с целью того, чтобы проанализировать результаты предыдущих месяцев , 2-6 часов продолжительностью.
3. Еженедельные совещания – организовываются для тимбилдинга.
4. Ежедневные совещания – обычно утром для старта дня , 30-60 минут

Существует 7 методов моделирования совещания, чтобы сделать его более эффективным :
 
1)Начинайте совещание с позитивной истории успешной продажи или успеха. Такая истории выигрышнее звучит от менеджера по продажам, чем от топ-менеджера.
 
2) Сделайте ясным, что это совещание – будет форум для проблем, люди будут иметь возможность задавать вопросы, решать проблемы и получать решения своих проблем.
 
3) Сделайте необходимые сообщения, которые обычно состоят из новостей и событий, которые произошли с момента последнего совещания.
 
4) Вдохновите менеджеров полностью участвовать в совещании, пройти около стола или комнаты и поговорить с каждым участником совещания.
 
5) Лидер совещания должен быть менеджер (не топ-менеджер), менеджер в авторитете. Но задача этого менеджера сделать так, чтобы все остальные говорили и обсуждали, а не доминировать на совещании.
 
6) Цель – проводить как формальные, так и не формальные совещания.
 
Формальные совещания организуются со специальным планом совещания и временными ограничениями.
Неформальные – более свободные и спонтанные, дающие участвующим возможность комментировать и задавать вопросы.

7. Признавайте и отмечайте успех менеджеров. Ведите группу аплодировать индивидуальным личностям за их достижения.

12 методов проведения более успешного совещания :

1. Открывайте совещания, начиная с яркой, жизнерадостной музыки, играющей в комнате , когда все прибывают.
2. Менеджер должен благодарить персонально, приветствуя каждого за то, что прибыли на совещание и вовремя.
3. Следует похлопотать и побеспокоиться о проблемах совещания заранее, спрашивая менеджеров на входе. Э то ментально приготовит их говорить об их заботах и деловых вопросах на совещании.
4.  
5. Создайте подгруппы для мозгового штурма ответов на вопросы или идеи по продаже больше продукта или услуг.
6.  

а) Парные – обсуждение с коллегой рядом, дать ответ на вопрос или разделить мнение.
б) Триады – разделите участников в группы по три и дайте им взять направление обсуждения.
в) круглые столы – озвучьте вопрос или проблему и дайте возможность каждому выразить свою точку зрения для выявления наиболее лучшего, подходящего ответа.
г) Собрать идеи от участников.

 

5. Сформируйте группу специалистов из топ-менеджеров для того, чтобы они рассказали о своих достижения успеха и ответили на вопросы.
5.  

А) Дайте каждому члену группы специалистов 5-10 минут объяснить : «Почему я успешен в продаже этого продукта?»
Б) Дайте возможность остальным участникам задать дополнительные вопросы.
В) По итогам, менеджер должен суммировать некоторые лучшие идеи, полученные от группы специалистов.

 

6. Приводите клиентов на совещания.

А) Клиенты могут находиться среди менеджеров, в то время как они обсуждают достижения и проблемы.
Б)Клиенты могут сидеть за столом с менеджерами и выражать свои проблемы и выражать положительные отзывы и продуктах и услугах компании.

 
7) Используйте ролевые игры для представления новых навыков.
 
А) Обучайте людей конкретным словам , которые требуется использовать, чтобы преодолеть возражение, представить преимущества и закрыть продажу.
Б) Создайте группы из трех человек, в которых 1 – клиент, 2- продавец , 3- наблюдает за процессом .
В) Поменяйтесь и создайте новую группу из трех.
Г) Поделитесь наблюдениями и комментариями эффективности ролевой игры.
 
8) Позволяйте достаточное количество времени работать с их жалобами. Все менеджеры имеют огромное количество жалоб, о которых они желают известить.
 
А) Попросите записать их жалобы (вопросы) и передать их.
Б) Зачитайте жалобы (вопросы) и ответьте на них.
B) Запросите ответы и комментарии от людей в аудитории.
Г) Продолжайте диалог и обсуждение проблем и жалоб до тех пор, пока большинство людей не будет удовлетворено с тем, каким образом все проводится.
 
9) Хорошие совещания дают достаточно времени для общения. Чем больше времени менеджеры имеют для общения на совещании между собой, тем более они позитивны, тем более они лояльны к компании.
 
10) Планируйте, готовьте и доносите оживленное окончание каждого совещания.
 
А) Менеджер может закончить совещание утвердительным заявлением : «Это отличная компания, вы отличная команда и следующий месяц будет нашим лучшим!»
Б) Вы можете окончить совещание позитивной историей успеха и воодушевлением.
С) Если совещание достаточно масштабное, вы можете пригласить мотивационного спикера, чтобы завершить воодушевляющим наставлением.
 
11) Попросите дать письменную оценку совещанию. Без потери времени, это даст возможность улучшить проведение следующего совещания в следующий раз.
 
Оценке следует содержать следующие 5 вопросов:
А) По шкале 1-10, как вы оцениваете совещание в целом?
Б) Почему Вы оценили именно таким образом?
В) Какая часть совещания была наиболее важная для вас?
Г) Какая часть совещания была наименее важная для вас?
Д) Какие улучшения вы бы предложили для следующего раза?
По возможности, суммируйте эти результаты, изучите их персонально и даже распространите их среди участников.
 
12) Реализуйте итоги совещание как можно скорее.
 
Чем быстрее вы принимаете действия к идеям, жалобам, проблемам, которые были подняты на совещании, тем больше менеджеры будут уважать вас, тем более замотивированны и преданны они будут компании.